Doorbetalen huur
Bij vastgoedbeheer voor derden waarbij de huur geïnd wordt namens de eigenaar/verhuurder, dient de huur doorgaans doorgestort te worden naar de eigenaar.
De eerste stap is dat de huuradministratie bijgewerkt is.
Vervolgens dienen eventuele inhoudingen op de huur toegevoegd te zijn. Dit zijn doorgaans:
- de beheerfactuur - indien bij de eigenaar is ingesteld dat de beheervergoeding wordt ingehouden op de huur
- voorgeschoten kosten. Zie hiervoor Kosten / inhoudingen op doorbetalingen.
Het saldo dat overblijft wordt voorgesteld om over te maken naar de eigenaar. Daarbij is belangrijk om op te merken dat “te weinig” of “te veel betaald” door de huurder, ook automatisch wordt voorgesteld om over te maken aan de eigenaar.
De huur wordt altijd bijgehouden per contract. Eventuele kosten/inhoudingen worden ook op per contract geadministreerd.
Beheerfacturen
Via Financieel > Beheerfacturen kunnen beheerfacturen opgesteld worden. Per object kan ingesteld worden wat de beheervergoeding is. Daarbij is de keuze tussen een 'percentage van de huur' en een 'vast bedrag' per maand.
Nadat de beheerfacturen gefinaliseerd zijn, wordt er voor elke factuurregel waarbij “verrekening” is ingesteld een verrekening toegevoegd en gekoppeld aan het relevante contract.
- Als voor het innen van de huurbetalingen een aparte rekening wordt gebruikt, apart van de ‘reguliere’ bedrijfsvoering, zal de verrekening van de beheervergoeding in het financiële overzicht zichtbaar zijn als uitgaande betaling. Dit bedrag wordt dan voorgesteld om over te maken naar de eigen lopende rekening.
- Als dezelfde rekening voor het innen van de huur als voor de ‘reguliere’ bedrijfsvoering wordt gebruikt kan ingesteld worden dat overmaken niet van toepassing is. Neem hiervoor contact met ons op.
In beide gevallen wordt de verrekening ingehouden op het bedrag dat voorgesteld wordt om over te maken naar de eigenaar.
Let er op dat als de huurder “te veel” of “te weinig” betaald heeft, dit meegenomen wordt in het bedrag dat voorgesteld wordt om over te maken naar de eigenaar.
Instellingen Beheerfactuur eigenaar
Op het niveau van de contact van een eigenaar, zijn een aantal instellingen aan te passen via "Eigenaar" in het menu links, waaronder:
- Periode van de beheerfactuur, maand of kwartaal
- Uitkomst excl. BTW (standaard) of incl. BTW.
Stel dat de beheervergoeding €50 is voor een object, dan wordt €50 + BTW in rekening gebracht. Door deze instelling aan te passen naar “incl. BTW”, wordt er €50 inclusief BTW in rekening gebracht. Op de beheerfactuur wordt dan automatisch teruggerekend om het bedrag excl. BTW te berekenen. In sommige gevallen kan daardoor een afrondingsverschil van €0,01 ontstaan.
Aanmaken betaalbestand
Zoals hiervoor aangegeven, staan er in het financiële overzicht betalingen klaar om over te maken (indien geactiveerd).
Klik alle transacties aan waarvan een betaalbestand gemaakt moet worden. Desgewenst kan de beschrijving aangepast worden. Een aanpassing wordt alleen opgeslagen als het betaalbestand direct ook aangemaakt wordt (in hetzelfde scherm).
De voorkeurs-IBAN van de eigenaar is standaard de IBAN waar de bedragen naar overgemaakt worden. Per object is dit eventueel aan te passen. Zie hiervoor:
Aanbieden betaalbestand
Nadat het betaalbestand is aangemaakt kan het aangeboden worden bij de bank. De meeste banken ondersteunen het formaat van het betaalbestand. De bank KNAB ondersteunt geen batch betalingsbestanden. Helaas bieden zij deze mogelijkheid in het geheel niet, dit staat los van onze software.
ABN AMRO
Log in bij ABN AMRO internetbankieren. Klik rechts naast "Nieuwe overboeking" op de 3 puntjes onder elkaar, selecteer 'Bestanden uploaden'.
In het volgende scherm upload je het .xml bestand dat vanuit Beheer.app gegenereerd is.
Het bestand wordt gevalideerd. Zodra dit is afgerond, kan de inhoud van het betaalbestand bekeken worden. Na controle kan geklikt worden op 'Batch goedkeuren' om de batch uit te voeren.
ING
In Mijn ING Zakelijk klik je onder 'Alles' op ‘Verzamelbetaling importeren’. Klik op 'Bladeren' en selecteer het het .xml bestand dat vanuit Beheer.app gegenereerd is.
Het bestand wordt gevalideerd. Zodra dit is afgerond, kan de inhoud van het betaalbestand bekeken worden. Na controle kan het uitvoeren van de verzamelbetaling bevestigd worden.
Bank: verwerkingstijd betaalbatch / verzamelbetaling
De verwerking van de betaalbatch verschilt per bank. Bij de Rabobank worden alle onderliggende transacties als individuele transacties uitgevoerd en deze worden doorgaans ook direct uitgevoerd als instant payment. Bij ING is dit niet het geval en worden betaalbatches / verzamelbetalingen doorgaans als één bedrag afgeschreven en niet als instant payment.
Informeer bij de bank voor meer informatie over de snelheid van betalingen.
- ING: Snelheid betalingen - zie onder kopje "Een Verzamelbetaling"
- ABN AMRO: Aanlevertijden voor SEPA-overboekingen