Onboarding en verhuring
Nieuwe huurder gevonden? Bekijk hieronder een stappenplan dat je als voorbeeld kan gebruiken bij een nieuwe ‘verhuring’? De aanname is dat het object (de verhuurbare eenheid) reeds aangemaakt is. Let er op dat het onderdeel ‘Onboarding’ pas werkt als de “Aan de slag”-stappen uitgevoerd zijn zoals de DNS instellingen en privacyverklaring.
Zodra je een nieuwe (kandidaat)huurder hebt gevonden kan je de volgende stappen uitvoeren om het dossier compleet te maken:
- Onboarding verzoek sturen naar (kandidaat)huurder
- Huurder screenen op basis van verstrekte informatie
- Contract details, zoals ingangsdatum en huurprijs toevoegen
- Huurcontract genereren
- Huurcontract digitaal laten ondertekenen
De bovenstaande stappen worden hieronder verder in detail besproken.
Onboarding verzoek sturen
Met 'Onboarding' kan je bij een nieuwe (kandidaat)huurder deze persoon zelf het dossier aan laten maken. Het enige wat je invult is het e-mail adres van de huurder. Eventuele medehuurders kan je ook een ‘Onboarding’-verzoek sturen.
De huurder vult dan zelf zijn/haar persoonsgegevens in en kan eventueel om aanvullende informatie gevraagd worden zoals 'Werk & inkomen' en 'Gezinssamenstelling'. Ook kan de huurder zelf documenten uploaden zoals een kopie ID.
Een onboarding verzoek kan op 2 manieren aangemaakt worden:
- Direct vanuit een Object. Bij een Object kies je voor ‘Onboarding’.
Doorgaans gebruik je dit als het al vrijwel zeker is dat de huurder dit Object gaat huren, m.a.w. dat de huurder door een eventuele screening heen komt. De ‘onboarding’-huurder wordt direct al aan het Object gekoppeld. - Vanuit Contacten. Klik op Contacten en vervolgens in het sub-menu (bovenin onder het logo) op ‘Onboarding’. Vervolgens klik je op Onboarding aanmaken.
In beide gevallen krijg je een invulscherm waar je de onboarding aan kan maken. Maak de volgende keuzes:
- Verander eventueel de taal naar Engels
- Vul e-mail adres in
- Maak een keuze uit de opties
- Je kan eventueel de standaard e-mail tekst aanpassen om het persoonlijker te maken. Als je de standaard tekst permanent wilt aanpassen, kan je wijzigingen per e-mail aan ons doorgeven. Zie ook de help pagina met Instellingen: teksten.
- Aanmaken
Huurder screenen / koppelen aan contract
Zodra een huurder zijn/haar persoonsgegevens ingevuld heeft, krijg je daarvan per e-mail een notificatie als dit aanstaat (via Gebruikers is dit per gebruiker aan/uit te zetten). De contactpersoon is hiermee een ‘normale’ contactpersoon geworden, wat concreet betekent dat de contactpersoon aan een contract is te koppelen.
Als je bij het aanmaken van het ‘Onboarding’-verzoek gekozen hebt voor de hierboven genoemde optie 1, is de huurder reeds aan het object/contract gekoppeld.
Als je gekozen hebt voor optie 2, kan je de huurder nu toevoegen aan een contract, al dan niet na eventuele screening van de verstrekte informatie.
Contractgegevens invullen
Nu de huurder is gekoppeld aan een contract bij een object, kunnen de contractgegevens ingevuld worden zoals ingangsdatum, eventuele maximale duur, huurprijs, indexatiegegevens en bankgegevens. Zie deze uitleg voor meer informatie.
Huurcontract genereren
Als alle gegevens van het contract zijn ingevuld, kan op basis hiervan een huurcontract gegenereerd worden.
Klik op Menu (rechts bovenin) > Documenten. In de tab Templates kan je een template/sjabloon selecteren voor het genereren van het contract. Als er nog geen template is geüpload, kan een Word (.docx) document gemaakt worden met bepaalde ‘variabelen’. Klik op de knop ‘Template variabelen’ voor een uitleg van de beschikbare variabelen. Deze variabelen worden vervangen door ingevulde gegevens bij een contract.
Het document dat gegenereerd wordt is in Word (.docx) formaat. Dat betekent dat het document nog finaal gemaakt moet worden. De reden dat het document niet direct als PDF wordt gegenereerd is omdat doorgaans nog enige aanpassingen gemaakt moeten worden. Met name in de huurprijs en de splitsing daarvan zullen doorgaans handmatige wijzigingen gemaakt worden. Denk ook bijvoorbeeld aan de eerste betaling en de afspraak hierover.
Digitaal ondertekenen
Zodra het huurcontract finaal is, kan er een PDF van gemaakt worden. Deze PDF kan vervolgens ter digitale ondertekening worden aangeboden. Klik op Menu (rechts bovenin) > Documenten. In de tab Digitaal ondertekenen is het PDF document te uploaden. Eventuele bijlagen, zoals algemene voorwaarden, dienen in de PDF samengevoegd te zijn (bijvoorbeeld met PDFSAM).
Volg de instructies op deze pagina.
Zodra alle partijen het document ondertekend hebben, wordt het getekende document opgeslagen bij het object (bij koppeling contract) of contactpersoon (bij koppeling contactpersoon).