Onboarding en verhuring

Nieuwe huurder gevonden? Bekijk hieronder een stappenplan dat je als voorbeeld kan gebruiken bij een nieuwe ‘verhuring’? De aanname is dat het object (de verhuurbare eenheid) reeds aangemaakt is. Let er op dat het onderdeel ‘Onboarding’ pas werkt als de “Aan de slag”-stappen uitgevoerd zijn zoals de DNS instellingen en privacyverklaring.

Zodra je een nieuwe (kandidaat)huurder hebt gevonden kan je de volgende stappen uitvoeren om het dossier compleet te maken:

1. Onboarding verzoek sturen naar (kandidaat)huurder
2. Huurder screenen op basis van verstrekte informatie
3. Contract details, zoals ingangsdatum en huurprijs toevoegen
4. Huurcontract genereren
5. Huurcontract digitaal laten ondertekenen

De bovenstaande stappen worden hieronder verder in detail besproken.

Onboarding verzoek sturen

Met 'Onboarding' kan je bij een nieuwe (kandidaat)huurder deze persoon zelf het dossier aan laten maken. Het enige wat je invult is het e-mail adres van de huurder. Eventuele medehuurders kan je ook een ‘Onboarding’-verzoek sturen.

De huurder vult dan zelf zijn/haar persoonsgegevens in en kan eventueel om aanvullende informatie gevraagd worden zoals 'Werk & inkomen' en 'Gezinssamenstelling'. Ook kan de huurder zelf documenten uploaden zoals een kopie ID. 

Een onboarding verzoek kan op 2 manieren aangemaakt worden:

1. Direct vanuit een Object. Bij een Object kies je voor ‘Onboarding’.
   Doorgaans gebruik je dit als het al vrijwel zeker is dat de huurder dit Object gaat huren, m.a.w. dat de huurder door een eventuele screening heen komt. De ‘onboarding’-huurder wordt direct al aan het Object gekoppeld.
2. Vanuit Contacten. Klik op Contacten en vervolgens in het sub-menu (bovenin onder het logo) op ‘Onboarding’. Vervolgens klik je op Onboarding aanmaken.

In beide gevallen krijg je een invulscherm waar je de onboarding aan kan maken. Maak de volgende keuzes:

• Verander eventueel de taal naar Engels
• Vul e-mail adres in
• Maak een keuze uit de opties
• Je kan eventueel de standaard e-mail tekst aanpassen om het persoonlijker te maken. Als je de standaard tekst permanent wilt aanpassen, kan je wijzigingen per e-mail aan ons doorgeven. Zie ook de help pagina met Instellingen: teksten.
• Aanmaken

Huurder screenen / koppelen aan contract

Zodra een huurder zijn/haar persoonsgegevens ingevuld heeft, krijg je daarvan per e-mail een notificatie als dit aanstaat (via Gebruikers is dit per gebruiker aan/uit te zetten). De contactpersoon is hiermee een ‘normale’ contactpersoon geworden, wat concreet betekent dat de contactpersoon aan een contract is te koppelen. 

Als je bij het aanmaken van het ‘Onboarding’-verzoek gekozen hebt voor de hierboven genoemde optie 1, is de huurder reeds aan het object/contract gekoppeld. 

Als je gekozen hebt voor optie 2, kan je de huurder nu toevoegen aan een contract, al dan niet na eventuele screening van de verstrekte informatie.

Vanuit Beheer.app zijn ook een aantal screenings te doen, waaronder Sanctie/PEP-check. Zie voor meer informatie:

• Sanctie / PEP check

Contractgegevens invullen

Nu de huurder is gekoppeld aan een contract bij een object, kunnen de contractgegevens ingevuld worden zoals ingangsdatum, eventuele maximale duur, huurprijs, indexatiegegevens en bankgegevens. Zie deze uitleg voor meer informatie.

Huurcontract genereren

Als alle gegevens van het contract zijn ingevuld, kan op basis hiervan een huurcontract worden gegenereerd.

1. Klik op Menu (rechtsboven) > Documenten.
2. Ga naar de tab Document aanmaken en selecteer een template (sjabloon) om het contract te genereren.
   • Is er nog geen template geüpload? Dan kan een Word-document (.docx) worden aangemaakt met bepaalde ‘variabelen’.
   • Klik op Template variabelen voor een uitleg over de beschikbare variabelen. Deze worden automatisch vervangen door de ingevulde contractgegevens.

Het gegenereerde document wordt in Word-formaat (.docx) aangemaakt. Dit betekent dat het nog bewerkt moet worden voordat het definitief is. Het contract wordt niet direct als PDF gegenereerd, omdat er meestal nog handmatige aanpassingen nodig zijn zoals aanpassingen met betrekking tot de eerste betaling en de bijbehorende afspraken.

Digitaal ondertekenen

Zodra het huurcontract finaal is, kan er een PDF van gemaakt worden. Deze PDF kan vervolgens ter digitale ondertekening worden aangeboden. Klik op Menu (rechts bovenin) > Documenten. In de tab Digitaal ondertekenen is het PDF document te uploaden. Eventuele bijlagen, zoals algemene voorwaarden, kunnen als extra bestand toegevoegd worden. 

Volg de instructies op deze pagina.

Zodra alle partijen het document ondertekend hebben, wordt het getekende document opgeslagen bij het object (bij koppeling contract) of contactpersoon (bij koppeling contactpersoon).