Incidenten: sub-incidenten

Zodra een incident is aangemeld (zie: Incidenten: aanmelden), kan er binnen een incident een sub-incident aangemaakt worden via de tab + Sub-incident aanmaken boven het berichtenveld.

Er zijn 3 type sub-incidenten:

1. Extern
   Om een digitale werkbon aan te maken voor servicepartijen, bijv. een loodgieter of klusjesman.

2. Eigenaar
   Indien van toepassing (bij beheer voor derden): om in contact te treden met de eigenaar van het vastgoed. Bijvoorbeeld om toestemming te vragen voor een reparatie.

3. Intern
   Om een opdracht bij een eigen medewerker aan te maken. In sommige gevallen kan een eigen medewerker beter als 'servicepartij' aangemaakt worden of kan de eigen medewerker als behandelaar geselecteerd worden.

Binnen een sub-incident zijn enkel de berichten van dat sub-incident in te zien, een servicepartij of eigenaar heeft via het sub-incident geen inzicht in het "hoofd"-incident of in andere sub-incidenten.

1. Extern sub-incident

Dit is bedoeld om een servicepartij, zoals een loodgieter, een opdracht te geven. Servicepartijen kunnen aangemaakt worden via Contacten > tab: Toevoegen contact. Bij 'type contact' wordt dan gekozen voor "Servicepartij".

Zodra een extern sub-incident is aangemaakt, ontvangt de servicepartij per e-mail en/of WhatsApp een melding dat er een nieuwe opdracht is aangemaakt. In deze bevestiging zit een link met alle informatie van de opdracht. De link werkt ook goed op een mobiele telefoon en is zonder login.

Binnen het sub-incident zijn enkel de berichten van dat sub-incident in te zien, een servicepartij heeft geen inzicht in het "hoofd"-incident of in andere sub-incidenten. Dit is bewust, bijvoorbeeld omdat het "hoofd"-incident in het Engels is gemeld, er nog uitgevraagd moest worden of omdat het hoofd-incident voor de servicepartij niet-relevante of vertrouwelijke informatie bevat.

Mijn Portaal

Optioneel is het een mogelijkheid om een Mijn Portaal account aan te maken voor de servicepartij. Het voordeel hiervan is dat de servicepartij alle opdrachten in één overzicht kan inzien. Dit is niet verplicht, een servicepartij kan ook altijd direct via de link in de bevestiging het sub-incident raadplegen zonder in te loggen.

Vaste servicepartij bij object / gebouw

Binnen een object of gebouw kan een servicepartij of VVE beheerder gekoppeld worden via Menu > Servicepartij koppelen / VVE beheerder koppelen. Op het moment dat een sub-incident aangemaakt, wordt deze servicepartij bovenaan de lijst met ‘servicepartijen’ getoond.

Object specifieke servicepartij

Wanneer een eigenaar een specifieke voorkeur heeft voor een servicepartij (bijvoorbeeld vanwege een servicecontract), terwijl deze servicepartij verder niet wordt ingeschakeld bij andere objecten en/of eigenaren, wordt deze servicepartij gekoppeld aan het object zoals hierboven beschreven én kan (nadat het contact van de servicepartij is aangemaakt) bij de instellingen binnen het contact de volgende instelling op “ja” worden gezet:

De servicepartij wordt nu alleen getoond bij het aanmaken van sub-incidenten bij onderliggende objecten waarbij deze servicepartij gekoppeld is.

2. Eigenaar

Dit is bedoeld om in contact te treden met een eigenaar, bijvoorbeeld om toestemming te vragen voor een bepaalde reparatie.

Ook hiervoor geldt dat binnen het sub-incident enkel de berichten van dat sub-incident in te zien, een eigenaar heeft via het sub-incident geen inzicht in het "hoofd"-incident of in andere sub-incidenten. Eventueel is het wel een mogelijkheid om eigenaren via Mijn Portaal toegang te geven tot alle "hoofd"-incidenten.

3. Intern

Dit is bedoeld om een opdracht bij een eigen medewerker uit te zetten. Vaak heeft het de voorkeur om de eigen medewerker als een 'servicepartij' aan te maken, en dit type sub-incident dan niet te gebruiken.

Behandelaar

Daarnaast kunnen eigen medewerkers als "Behandelaar" toegevoegd worden. Dit is bedoeld om aan te geven wie het incident als geheel coördineert.

Een behandelaar is in te stellen door te klikken op de status van het incident.

Vervolgens wordt de behandelaar in de pop-up gekozen:

Via de Instellingen is in te stellen dat bij nieuwe incidenten, de gebruiker die als eerste reageert op het incident, standaard als behandelaar wordt toegewezen.