Incidenten: sub-incidenten
- Extern
Om een digitale werkbon aan te maken voor externe partijen, bijv. een loodgieter of klusjesman. - Eigenaar
Indien van toepassing (bij beheer voor derden): om in contact te treden met de eigenaar van het vastgoed. Bijvoorbeeld om toestemming te vragen voor een reparatie. - Intern
Om een opdracht bij een eigen medewerker aan te maken. In sommige gevallen kan een eigen medewerker beter als 'externe partij' aangemaakt worden of kan de eigen medewerker als behandelaar geselecteerd worden.
Binnen een sub-incident zijn enkel de berichten van dat sub-incident in te zien, een externe partij of eigenaar heeft via het sub-incident geen inzicht in het "hoofd"-incident of in andere sub-incidenten.
1. Extern sub-incident
Dit is bedoeld om een externe partij, zoals een loodgieter, een opdracht te geven. Externe partijen kunnen aangemaakt worden via Contacten > tab: Toevoegen contact. Bij 'type contact' wordt dan gekozen voor "Externe partij".
Zodra een extern sub-incident is aangemaakt, ontvangt de externe partij per e-mail en/of SMS een melding dat er een nieuwe opdracht is aangemaakt. In deze bevestiging zit een link met alle informatie van de opdracht. De link werkt ook goed op een mobiele telefoon en is zonder login.
Binnen het sub-incident zijn enkel de berichten van dat sub-incident in te zien, een externe partij heeft geen inzicht in het "hoofd"-incident of in andere sub-incidenten. Dit is bewust, bijvoorbeeld omdat het "hoofd"-incident in het Engels is gemeld, er nog uitgevraagd moest worden of omdat het hoofd-incident voor de externe partij niet-relevante of vertrouwelijke informatie bevat.
Mijn Portaal
Optioneel is het een mogelijkheid om een Mijn Portaal account aan te maken voor de externe partij. Het voordeel hiervan is dat de externe partij alle opdrachten in één overzicht kan inzien. Dit is niet verplicht, een externe partij kan ook altijd direct via de link in de bevestiging het sub-incident raadplegen zonder in te loggen.
2. Eigenaar
Dit is bedoeld om in contact te treden met een eigenaar, bijvoorbeeld om toestemming te vragen voor een bepaalde reparatie.
Ook hiervoor geldt dat binnen het sub-incident enkel de berichten van dat sub-incident in te zien, een eigenaar heeft via het sub-incident geen inzicht in het "hoofd"-incident of in andere sub-incidenten. Eventueel is het wel een mogelijkheid om eigenaren via Mijn Portaal toegang te geven tot alle "hoofd"-incidenten.
3. Intern
Dit is bedoeld om een opdracht bij een eigen medewerker uit te zetten. Vaak heeft het de voorkeur om de eigen medewerker als een 'externe partij' aan te maken, en dit type sub-incident dan niet te gebruiken.
Behandelaar
Daarnaast kunnen eigen medewerkers als "Behandelaar" toegevoegd worden. Dit is bedoeld om aan te geven wie het incident als geheel coördineert.
Een behandelaar is in te stellen door te klikken op de status van het incident.
Vervolgens wordt de behandelaar in de pop-up gekozen:
Via de Instellingen is in te stellen dat bij nieuwe incidenten, de gebruiker die als eerste reageert op het incident, standaard als behandelaar wordt toegewezen.