E-mail versturen

Vanuit Beheer.app worden verschillende type e-mails verstuurd. Een voorwaarde voor het goed functioneren van het sturen van e-mails (lees: dat deze minder snel in de spam terecht komen) is dat de DNS instellingen voor de domeinnaam goed ingesteld zijn (zie: DNS instellingen).

Om in contact te treden met één huurder of met een beperkt aantal huurders, is het aan te raden om een incident een te melden. Zie: Incident aanmelden.

Sturen van e-mail

E-mails naar meerdere huurders kunnen op verschillende manieren verstuurd worden:

Via Contacten > E-mail sturen.
Via de contactdetails van een eigenaar. Ga via een Object of via Contacten naar een eigenaar, en klik op de knop: E-mail sturen. Hiermee kunnen naar alle huurders van een bepaalde eigenaar een e-mail verstuurd worden.
Via een Gebouw. Klik op de knop: E-mail sturen. Hiermee kunnen naar alle huurders die onderdeel van het gebouw zijn een e-mail verstuurd worden.

Afhankelijk van het aantal e-mails (/ontvangers), wordt deze als transactie of promotionele e-mail verstuurd.

E-mails naar meerdere eigenaren kan verstuurd worden via Contacten > E-mail sturen, vervolgens wordt geklikt op "Eigenaren mailen".

Log: verstuurde e-mails bekijken

Via Menu > Log kunnen verstuurde e-mails bekeken worden. Dit is alleen in te zien als de gebruiker hiervoor de juiste rechten heeft.

Bij een verstuurde e-mail zijn extra gegevens inzichtelijk zoals of een e-mail ontvangen is door de ontvangende e-mail server.

Wanneer een e-mail adres geblokkeerd is, wordt dit weergegeven in de tab Geblokkeerd. Hierbij wordt aangegeven of de blokkade geldt voor ‘Transactie e-mails’ of voor ‘Promotie e-mails’.

Een e-mail adres kan geblokkeerd zijn omdat e-mails onbezorgd zijn geweest in het verleden, omdat op een Afmeld / Unsubscribe link is geklikt door de huurder of omdat de e-mail als spam is aangemerkt. Neem contact op om een e-mail adres van deze lijst te halen.

Type e-mails

Vanuit Beheer.app worden 2 type e-mails verstuurd:

Transactie gerelateerde e-mails
Promotie / massa e-mails

Als de DNS instellingen goed ingesteld staan, is de afzender van de e-mail (“From:”) altijd het 'eigen' e-mail adres.

1. Transactie gerelateerde e-mails

Dit zijn e-mails die altijd specifiek en uniek voor een ontvanger zijn, denk aan de begeleidende e-mail bij huurverhogingen, huurfacturen en incident notificaties. Deze e-mail bevatten geen afmeld / unsubscribe link.

2. Promotie e-mails

Promotie e-mails zijn bedoeld om een mededeling naar een groep ontvangers te sturen. De e-mails worden individueel verstuurd en elke e-mail bevat een afmeld / unsubscribe link. Op het moment dat een ontvanger op deze link klikt, wordt het e-mail adres geblokkeerd en zullen alle toekomstige Promotie e-mails niet aankomen. Dit heeft geen invloed op de transactie e-mails.

Veelgestelde vragen

Kan ik een ‘no reply’ e-mail adres als afzender instellen?

Het gebruik van een ‘no reply’ e-mail adres wordt afgeraden. De reden hiervan is dat voor een goede e-mail afhandeling het essentieel is om niet in de Spam terecht te komen van een gebruiker. Het is hiervoor belangrijk om ‘reputatie’ op te bouwen.

Een dergelijke ‘reputatie’ wordt op verschillende manieren opgebouwd, waarvan één belangrijke factor is dat de eindgebruiker eerder gemaild heeft naar het versturende e-mail adres. Zodra een ‘no reply’ e-mail adres gebruikt wordt, is die kans aanmerkelijk kleiner. We raden daarom altijd aan het ‘normale’ e-mailadres als afzender te gebruiken en in de e-mail bijvoorbeeld de volgende tekst op te nemen:

Vragen? Beantwoord deze mail niet, ga naar https://portal.[domeinnaam]/incident.

Op de volgende externe pagina wordt nog wat dieper ingegaan op deze materie: Postmark No Reply blog.

Tips e-mail wijziging bankrekening

Als een bankrekening wijzigt voor huurbetalingen kan het handig zijn om huurders hier per e-mail over te berichten.

Dit kan echter onbedoeld een “precedent” scheppen, zodat eventuele phishing aanvallen (fraude) in de toekomst meer kans van slagen hebben. Het is daarom altijd aan te raden om in de e-mail een tekst op te nemen dat als de ontvanger twijfelt aan de echtheid van het bericht deze via de bekende kanalen contact op kan nemen.

Daarnaast vindt in de meeste Nederlandse bank apps een “IBAN Naam Check” plaats. Overwogen kan worden om huurders hier op te wijzen, bijvoorbeeld als volgt:

In de meeste Nederlandse bank apps vindt een 'IBAN-Naam Check' plaats. Controleer dat de IBAN hoort bij onze naam.