Inspectierapport

Binnen Beheer.app is een inspectierapport aan te maken voor check-in, check-out of voor een tussentijdse controle. Ga naar Menu (knop rechts bovenin) > Inspectierapport. Maak een nieuw inspectierapport aan door the klikken op de knop Aanmaken en de instructies te volgen.

Nadat het inspectierapport is aangemaakt, kan via de knop Openen het inspectierapport geopend worden.

Eigenschappen en beperkingen

Het onderdeel inspectierapport heeft de volgende eigenschappen en beperkingen:

De link van het inspectierapport is een ‘openbare’ link, dat wil zeggen, een link die zonder login benaderbaar is. De beveiliging is gegarandeerd door middel van een token. Dit betekent dat de link met eventuele derden gedeeld kan worden, bijvoorbeeld een bemiddelaar.
Het inspectierapport is web-based. Het werkt dus alleen met een actieve internetverbinding. Data wordt tussentijds opgeslagen, maar bij het wegvallen van een internet verbinding werkt het inspectierapport niet.
De invoer van het rapport is geoptimaliseerd voor een tablet (zoals een iPad of Android tablet). Op mobiel werkt het ook.
Vanuit het inspectierapport wordt uiteindelijk een PDF-rapport gegenereerd, nadat de aanwezige partijen de data gecontroleerd hebben en getekend voor akkoord. Dit PDF-bestand wordt naar alle partijen per e-mail verstuurd (tenzij hiervan expliciet wordt afgeweken).

Opbouw en aanpasbaarheid

De opbouw van het inspectierapport is niet aan te passen. Wel zijn sommige onderdelen in of uit te schakelen via Instellingen.
Het onderdeel Checklist is via de instellingen aan te zetten en in te richten. Zie voor meer informatie het kopje Checklist hieronder.

Foto's

Een belangrijk onderdeel van een inspectierapport zijn foto's. Omdat van het inspectierapport een PDF bestand gemaakt wordt dat per e-mail wordt verzonden, worden foto's verkleind. Daarnaast is het aantal foto's dat toegevoegd kan worden beperkt, enerzijds omdat het op locatie vaak te lang duurt om veel foto's te uploaden en anderzijds omdat de grootte van de PDF beperkt is tot ongeveer maximaal 9MB.

Om deze redenen is één van de vragen in het inspectierapport, onder het kopje Algemeen, Fotosessie van object. Wanneer dit is aangevinkt verschijnt er in het inspectierapport een melding dat er aparte fotosessie is die apart gedeeld wordt. Zodoende kunnen een onbeperkt aantal foto's gedeeld worden met de huurder, die niet verkleind zijn (waardoor indien nodig beter is in te zoomen).

De foto's die toegevoegd worden in het rapport zijn met name bedoeld voor bijvoorbeeld een foto van de sleutels, van meterstanden en grote schades. In de praktijk is het aan te raden maximaal 20 foto's aan het rapport toe te voegen.

Checklist

Zoals aangegeven is de opbouw van het inspectierapport niet aan te passen, behalve sommige instellingen.

Via de instellingen is het onderdeel Checklist in te richten en in te schakelen. Met het onderdeel checklist kunnen de volgende type vragen toegevoegd worden:

Ja / nee
Invulveld, één regel
Invulveld, meerdere regels
Datum
Aanwezig (ja/nee), staat (goed/matig/slecht), eigenaar (eigenaar/huurder)

Een vraag wordt toegewezen aan een categorie, zodat meerdere vragen onder een bepaalde groep kunnen worden weergegeven. De volgorde van de categorie is aan te passen (met een getal tussen de 1 en 99, waarbij een lager getal, eerder wordt weergegeven). Hetzelfde geldt voor de volgorde van vragen binnen een categorie.