Huuradministratie

Het bijhouden van huurbetalingen bestaat uit twee stappen:

1. Bankmutaties verwerken
2. Financieel overzicht bijhouden

1. Bankmutaties verwerken

Zodra bankmutaties worden ingelezen, door middel van een automatisch bankkoppeling of handmatig, verschijnen deze transacties bij Bankmutaties (Financieel > onderdeel Bankmutaties).

Als de mutaties automatisch worden ingeladen, worden de transacties gegroepeerd per kalendermaand. Klik op de juist maand, om alle bankmutaties van die desbetreffende periode in te zien. Transacties worden meerdere keren per dag automatisch ingeladen. In het overzicht met transacties is te zien wanneer voor het laatst transacties opgehaald zijn.

Als mutaties handmatig geïmporteerd zijn, worden de transacties per import-bestand gegroepeerd.

IBAN koppelen aan contactpersoon

Wanneer een IBAN rekeningnummer van een banktransactie niet bekend is (lees: niet gekoppeld aan een contactpersoon in beheer.app), kan de IBAN toegevoegd worden aan een contactpersoon. Klik hiervoor in de kolom ‘IBAN koppeling’ op ‘Toevoegen’.

Zoek een contactpersoon om de IBAN hieraan te koppelen. Aan één contactpersoon, kunnen meerdere IBAN's gekoppeld worden. De IBAN van een medehuurder, kan gewoon gekoppeld worden aan de desbetreffende medehuurder / contactpersoon.

Met het toevoegen van een IBAN is er de keuze om de IBAN als ‘voorkeur’ in te stellen en of ‘Automatisch toewijzen’ aan moet staan. Beide opties staan standaard aan. Normaal gesproken laat je ‘Automatisch toewijzen’ aan staan. Je zet deze optie alleen uit als de IBAN gebruikt wordt voor huurbetalingen van verschillende huurders. Bijvoorbeeld een tussenrekening van een betalingsverwerker (bijv. Transferwise) of de lopende rekening waarop per ongeluk af en toe huurbetalingen binnenkomen.

Bankmutaties verwerken / “afletteren”

Bankmutaties kunnen op verschillende manieren gekoppeld worden. 

Bankmutatie verwerken met bekend IBAN en ‘Automatisch toewijzing: ja’

Als de IBAN bekend is, wordt in de rechterkolom bij toewijzing het contract voorgesteld. Afhankelijk van de instelling Inning per bij een contract, kunnen de volgende opties verschijnen voor toewijzing:

• Niet toewijzen
• Transactie negeren
• Vorig jaar - 12 (bijv. 2023-12*)
• Huidig jaar - huidige maand (bijv. 2024-04*)
• Huidig jaar - volgende maand (bijv. 2024-05*)
• Volgend jaar - 01 (bijv. 2025-01*)

* voorbeeld als het nu april 2024 (2024-04) zou zijn

Niet toewijzen = transactie wordt niet verwerkt, blijft als onverwerkt open staan
Transactie negeren = transactie wordt verwerkt ("afgeletterd") maar genegeerd.

Bankmutaties gerelateerd aan huur voor de huidige maand of eerder binnen het jaar, worden aan de huidige maand toegewezen. Alle betalingen worden namelijk cumulatief verwerkt, waardoor het niet relevant is of een betaling aan deze maand of een eerdere maand toebehoort.

Huur voor de volgende maand, bijvoorbeeld huur voor mei betaalt op 20 april, wijs je toe aan de volgende maand. Hiermee klopt het financiële overzicht met betrekking tot herinneringen.

Bankmutatie met onbekend IBAN of ‘Automatisch toewijzing: nee’

Als de IBAN onbekend is, of als de IBAN op ‘Automatisch toewijzing: nee’ staat, kan een bankmutatie handmatig toegewezen worden. Klik op de rode tekst + Transactie. Een pop-up opent. De volgende opties zijn beschikbaar:

• Transactie negeren; met keuze alleen deze transactie, of alle transacties van deze IBAN
• Contract zoeken

Volg de stappen, en verwerk de bankmutatie.

2. Financieel overzicht

Zodra de bankmutaties bijgewerkt zijn kan in het financiële overzicht bekeken worden welke huurders een achterstand hebben.

Ga via Financieel naar het financiële overzicht van de relevante periode. In het lopende jaar zijn er altijd 2 overzichten (behalve in december):

1. Huidige maand - met alle huurbedragen van het huidige jaar tot en met de huidige maand. In dit overzicht wordt de huur weergegeven die op dit moment verschuldigd is;
2. Volgende maand - alle huurbedragen van het huidige jaar tot en met de volgende maand.

Wanneer een huurder een betalingsachterstand heeft, wordt dit aangegeven d.m.v. "Te betalen". Zie hierna instructies voor het sturen van een betalingsherinning.

Als een huurder "Te veel betaald" heeft kan het zijn dat de vordering op de huurder verhoogd dient te worden, zodat het bedrag dat teveel betaald is feitelijk weggeboekt wordt. Het verhogen of verlagen van een vordering op een huurder kan door middel van een:

• Extra inning / correctie toevoegen

Betalingsherinneringen

In het Financieel overzicht van de huidige maand is de mogelijkheid om een herinnering naar huurders te sturen. Vink het vinkje voor het bedrag ‘Te betalen’ aan, en herhaal dit eventueel voor andere huurders. Vervolgens is via de knop onderin een betalingsherinnering te sturen. 

Als telefoonnummer bekend is van de huurder, ontvangt de huurder ook een SMS bericht.  De tekst van de e-mail en SMS is aan te passen, zie hierna. Bij de e-mail is een bijlage toegevoegd met details van de vordering en ontvangen betalingen.

Tekst betalingsherinnering

De e-mail tekst van de betalingsherinnering is aan te passen via: Menu > Instellingen > Categorieën en teksten > tab: Teksten. Je kiest dan links voor de tekst “rent_reminder”.

Overwogen kan worden in de tekst de huurder te wijzen op de 14-dagen termijn (voor particulieren in Nederland). Let op, wij geven geen (juridisch) advies omtrent dit soort teksten. Puur ter informatie is hieronder een voorbeeld van een tekst weergegeven.

Let op! Controleer altijd met een (juridisch) adviseur voor de (laatste) wettelijke vereisten. Elke aansprakelijkheid voor het gebruik van deze tekst is uitgesloten.