Documenten genereren

Documenten, zoals huurcontracten, kunnen gegenereerd worden met behulp van templates/sjablonen. Het genereren van documenten werkt met Word-templates (docx). Je uploadt een Word-bestand en plaatst daarin variabelen. Tijdens het genereren worden deze variabelen automatisch gevuld met gegevens uit Beheer.app. De output is altijd opnieuw een Word-document dat je kunt downloaden of direct versturen.

Ga naar Menu > Documenten > Documenten aanmaken.

Stap 1: Kies een template
Ga naar het overzicht en selecteer het gewenste template. Elk template heeft een type (bijvoorbeeld huurcontract) en een bestandsnaam.

Je kunt een nieuwe template toevoegen via de knop Template toevoegen.

Stap 2: Bekijk beschikbare variabelen
Klik op de knop “Template variabelen” om alle beschikbare variabelen te zien. Je kunt deze kopieëren en plakken in een Word documeten.
Voorbeelden zijn ${naam}, ${adres} of ${huurder_naam1}.

Stap 3: Je template maken in Word
Open je Word-bestand en plaats de variabelen op de plekken waar je gegevens wilt tonen. Bijvoorbeeld voor de eigenaar:
${eigenaar_naam1}
${eigenaar_adres1}

En voor een huurder:
${huurder_naam1}
${huurder_geboortedatum1}

Word ondersteunt alle standaard opmaak. Je kunt variabelen in tabellen gebruiken, in lopende tekst of in kopteksten.

Stap 4: Document genereren
Selecteer het contract, de huurder of contactpersoon waarvoor je een document wilt maken. Klik op Genereer en het systeem vult automatisch alle variabelen in. Als een variabele geen waarde heeft, blijft deze leeg of wordt deze automatisch weggelaten wanneer dat van toepassing is.

Stap 5: Downloaden of opslaan
Het gegenereerde document verschijnt als Word-bestand. Je kunt het direct openen of opslaan.