Bestanden uploaden via e-mail

Je kunt bestanden versturen naar Beheer.app per e-mail. Beheer.app kan automatisch herkennen waar een bestand bij hoort en het direct aan de juiste plek koppelen.

E-mailadres voor uploads

Je kunt bijlagen versturen naar bestanden@[domein-afgeschermd]. De inhoud van de e-mail zelf wordt genegeerd, enkel de bijlage wordt verwerkt. Bijlagen kunnen in PDF, JPEG of PNG formaat hebben. Andere types worden niet verwerkt.

Automatische koppeling via onderwerp of bestandsnaam

Beheer.app kan automatisch bepalen waar een bestand wordt opgeslagen op basis van een contractnummer, objectnummer, gebouwnummer of relatienummer. Dit nummer kun je plaatsen in het onderwerp van de e-mail of in de bestandsnaam zelf.

De letter P gevolgd door een nummer verwijst naar een object, bijvoorbeeld P123. De letter B met een nummer verwijst naar een gebouw, zoals B456. Een C met een nummer koppelt het bestand aan een contract, bijvoorbeeld C789. Tot slot verwijst de letter R met een nummer naar een contact, zoals R100.

Wanneer je meerdere codes in het onderwerp plaatst, pakt het systeem alleen de eerste code. Als er geen code in het onderwerp staat, controleert het systeem of er een code in de bestandsnaam voorkomt.

Een paar voorbeelden maken dit duidelijker. Als je een e-mail stuurt met het onderwerp "Huurcontract C123", dan wordt het bestand gekoppeld aan contract nummer C123. Bij het onderwerp "Inspectie P456" koppelt het systeem het bestand aan object P456. Stel dat je onderwerp geen nummer bevat, maar je bestand heet contract_C555.pdf, dan herkent het systeem alsnog de code en koppelt het bestand aan contract C555.

Automatische categorie via plus-adressering

Wanneer een bestand succesvol is gekoppeld aan een object, gebouw, contract of contact, kun je ook automatisch een categorie laten toewijzen. Dit doe je door gebruik te maken van plus-adressering in het e-mailadres.

Het werkt als volgt: in plaats van te mailen naar bestanden@[domein-afgeschermd], voeg je een plusteken en de categorienaam toe. Je stuurt de e-mail dan naar bestanden+categorienaam@[domein-afgeschermd]. Als je bijvoorbeeld wilt dat een bestand de categorie "inspectierapport" krijgt, mail je naar bestanden+inspectierapport@[domein-afgeschermd]. Voor een huurcontract gebruik je bestanden+huurcontract@[domein-afgeschermd].

Het systeem zoekt vervolgens in de database naar een categorie die overeenkomt met de naam die je hebt opgegeven in combinatie met het type van de categorie (object/gebouw type, contract type of contact type).

Let op, alleen als er eerst een match is op basis van het relevante nummer (zoals C123), wordt bepaald of een bestand ook aan een categorie toegewezen kan worden.