Bestanden uploaden via e-mail

Je kunt bestanden versturen naar Beheer.app per e-mail. Beheer.app kan automatisch herkennen waar een bestand bij hoort en het direct aan de juiste plek koppelen.

E-mailadres voor uploads

E-mails kunnen op 2 manieren verstuurd worden. Ga naar Menu > Documenten > Inbox voor de volledige e-mail adressen:

1. bestanden@[domein-afgeschermd] - De inhoud van de e-mail zelf wordt genegeerd, enkel de bijlage wordt verwerkt. Bijlagen kunnen in PDF, JPEG, PNG, TXT of EML formaat zijn. Andere types worden niet verwerkt.

2. email@[domein-afgeschermd] - Wil je niet alleen de bijlage maar de hele e-mail bewaren? Stuur de e-mail dan door naar dit e-mail adres. De gehele e-mail inclusief bijlagen wordt dan als .eml bestand bewaard. Overweeg om de e-mail lokaal eerst als .eml bestand op te slaan en dan via bestanden@ te sturen. Op deze manier blijft de meta data van de e-mail behouden.

Automatische koppeling via onderwerp of bestandsnaam

Beheer.app kan automatisch bepalen waar een bestand wordt opgeslagen op basis van een contractnummer, objectnummer, gebouwnummer of relatienummer. Dit nummer kun je plaatsen in het onderwerp van de e-mail of in de bestandsnaam zelf.

De letter P gevolgd door een nummer verwijst naar een object, bijvoorbeeld P123. De letter B met een nummer verwijst naar een gebouw, zoals B456. Een C met een nummer koppelt het bestand aan een contract, bijvoorbeeld C789. Tot slot verwijst de letter R met een nummer naar een contact, zoals R100.

Wanneer je meerdere codes in het onderwerp plaatst, pakt het systeem alleen de eerste code. Als er geen code in het onderwerp staat, controleert het systeem of er een code in de bestandsnaam voorkomt.

Een paar voorbeelden maken dit duidelijker. Als je een e-mail stuurt met het onderwerp "Huurcontract C123", dan wordt het bestand gekoppeld aan contract nummer C123. Bij het onderwerp "Inspectie P456" koppelt het systeem het bestand aan object P456. Stel dat je onderwerp geen nummer bevat, maar je bestand heet contract_C555.pdf, dan herkent het systeem alsnog de code en koppelt het bestand aan contract C555.

Automatische categorie via plus-adressering

Wanneer een bestand succesvol is gekoppeld aan een object, gebouw, contract of contact, kun je ook automatisch een categorie laten toewijzen. Dit doe je door gebruik te maken van plus-adressering in het e-mailadres.

Het werkt als volgt: in plaats van te mailen naar bestanden@[domein-afgeschermd], voeg je een plusteken en de categorienaam toe. Je stuurt de e-mail dan naar bestanden+categorienaam@[domein-afgeschermd]. Als je bijvoorbeeld wilt dat een bestand de categorie "inspectierapport" krijgt, mail je naar bestanden+inspectierapport@[domein-afgeschermd]. Voor een huurcontract gebruik je bestanden+huurcontract@[domein-afgeschermd].

Het systeem zoekt vervolgens in de database naar een categorie die overeenkomt met de naam die je hebt opgegeven in combinatie met het type van de categorie (object/gebouw type, contract type of contact type).

Let op, alleen als er eerst een match is op basis van het relevante nummer (zoals C123), wordt bepaald of een bestand ook aan een categorie toegewezen kan worden.

Opslaan van e-mails

Soms wil je niet alleen een bijlage bewaren, maar de e-mail zelf: bijvoorbeeld een afspraak met een huurder, een opzegging of een bevestiging van een leverancier. Dat kan op twee manieren.

Aanbevolen methode: opslaan als .eml

De beste manier is om de e-mail eerst lokaal op te slaan als een .eml-bestand en dit bestand vervolgens als bijlage te sturen naar bestanden@[domein-afgeschermd].

Het voordeel van deze methode is dat alle oorspronkelijke gegevens van de e-mail behouden blijven, waaronder:

• de oorspronkelijke afzender;

• de ontvangers;

• de datum en tijd van verzending;

• de inhoud van de e-mail;

• alle oorspronkelijke bijlagen.

Bij normaal doorsturen gaan deze gegevens deels verloren. De doorgestuurde e-mail krijgt bijvoorbeeld jou als afzender en de datum en tijd waarop je de e-mail hebt doorgestuurd.

Gmail: e-mail opslaan als .eml

Gebruik Gmail op een computer:

1. Open de e-mail die je wilt opslaan.

2. Klik rechtsboven in de e-mail op Meer (⋮).

3. Kies Bericht downloaden.

4. Gmail downloadt de e-mail als een .eml-bestand naar je computer.

5. Maak vervolgens een nieuwe e-mail en voeg het .eml-bestand als bijlage toe.

6. Stuur deze e-mail naar bestanden@[domein-afgeschermd].

Outlook: e-mail opslaan als .eml

Outlook voor Windows

1. Open de e-mail die je wilt opslaan.

2. Klik bij de berichtkop op Meer acties (…).

3. Kies Opslaan als.

4. Selecteer de map waarin je het bestand wilt bewaren.

5. Sla het bericht op en controleer dat het bestand de extensie .eml heeft.

6. Voeg het bestand vervolgens als bijlage toe aan een nieuwe e-mail naar bestanden@[domein-afgeschermd].

Outlook op het web / Outlook.com

1. Open de e-mail.

2. Klik op Meer acties (…).

3. Kies Downloaden.

4. Het e-mailbericht wordt als e-mailbestand op je computer opgeslagen.

5. Controleer dat het bestand de extensie .eml heeft en voeg het vervolgens als bijlage toe aan een e-mail naar bestanden@[domein-afgeschermd].

Alternatief: e-mail doorsturen

Het is ook mogelijk een e-mail door the sturen naar email@[domein-afgeschermd]. De volledige doorgestuurde e-mail wordt dan opgeslagen als één .eml-bestand, inclusief de tekst en alle bijlagen.

Het bestand krijgt het onderwerp van de e-mail als bestandsnaam.

Let op: bij deze methode zijn de afzender en verzenddatum die van het doorsturen, en niet die van de oorspronkelijke e-mail. Daarom heeft opslaan en versturen als .eml-bijlage de voorkeur.