Huurfacturen
Huurfacturen zijn aan te maken via Financieel > Huurfacturen. De weergegeven periodes (maand en jaar) bij ‘Huurfacturen’ hebben betrekking op de desbetreffende huurmaand. Een factuur kan altijd eerder (of later) verstuurd worden.
De vordering op een huurder wordt namelijk bepaald op basis van de instelling “Inning per” en de gegevens uit de ‘Huurprijsperiodes’ bij een contract al dan niet in combinatie met een ‘Extra vordering / correctie’. Daarnaast wordt een betaling niet aan een factuur gekoppeld, maar een een huurcontract.
Betalingsoverzicht / Factuur
Bij een contract met BTW ingesteld in de huurprijsperiode wordt altijd een formele factuur opgesteld, met een opvolgende nummering (per eigenaar) en de NAW / BTW gegevens van de eigenaar.
Een factuur zonder BTW wordt standaard als “Betalingsoverzicht” aangemaakt. Dit betreft geen formele factuur: het heeft geen opvolgende nummering en toont enkel de naam van de eigenaar, niet de adresgegevens.
Via de instellingen is in te stellen dat alle facturen als een (formele BTW) factuur opgesteld worden: Menu > Instellingen > tab: Financieel. Als de huurbedragen door de winst- en verliesrekening lopen, is het normaal gesproken aan te raden deze optie aan te zetten.
Instellen Huurfactuur via het huurcontract
Per contract is in te stellen of een huurfactuur klaargezet moet worden. Bij een contract (via de details van een object) is dit in te stellen in de 3e kolom “Inning & huurfactuur”.
In het voorbeeld hieronder is de periode “2024-05” geselecteerd. Dit betekent dat vanaf Mei 2024, huurfacturen klaarstaan in het overzicht van Huurfacturen voor dit desbetreffende contract.
Waarborgsom
Een waarborgsom wordt automatisch op de huurfactuur geplaatst indien:
- Bij het contract de optie “Waarborgsom als vordering / extra inning toevoegen” aanstaat bij Waarborgsom, én
- De huurfactuur betrekking heeft op de eerste periode (van het huurcontract)
Huurfactuur aanmaken
Ga in het menu bovenin naar Financieel en klik in het kader Huurfacturen op de desbetreffende huurperiode. Wanneer de gewenste periode niet getoond wordt, kan geklikt worden op de titel “Huurfacturen” om andere periodes te zien (als de gewenste periode dan alsnog niet zichtbaar is kan een willekeurige periode gekozen worden door in de adresbalk de periode aan te passen in de URL in het formaat JJJJ-DD, of neem contact op).
In het overzicht van huurfacturen zijn 3 tabs beschikbaar:
- Huurfacturen [periode]: deze tab toont de aangemaakte / finale huurfacturen
- Aanmaken: alle huurfacturen die klaarstaan om aangemaakt te worden
- Controleren: in concept aangemaakt huurfacturen
Tab 2: Aanmaken
Dit overzicht toont alle huurfacturen die klaarstaan om aangemaakt te worden. Als een factuur niet klaarstaat in dit overzicht, dient de huurfactuur bij het Huurcontract ingesteld te worden (zie hierboven: “Instellen Huurfactuur via het huurcontract”).
Alle data die op de huurfactuur vermeld wordt, zoals naam huurder, factuuradres, huurprijs en IBAN, worden in dit overzicht getoond. Als bepaalde data niet klopt dient dit aangepast te worden bij het contract of contactgegevens, vóórdat de factuur in concept of finaal gemaakt wordt. Het factuuradres is standaard van het ‘gehuurde’, maar bij een contactpersoon kan een apart “Factuuradres” toegevoegd worden. Zodra dit bij een contactpersoon is toegevoegd, zal dit adres ook in de lijst met huurfacturen verschijnen.
In het overzicht wordt ook vermeld wat het factuurbedrag was van de vorige periode. Als dit afwijkt, wordt dit in rood weergegeven. Dit is enkel ter informatie, en verschijnt niet op de factuur.
Facturen aanmaken
Zodra de data gecontroleerd is, kunnen facturen geselecteerd worden om aan te maken met de knop “Huurfacturen [periode] aanmaken”. Zodra hierop geklikt wordt verschijnt een pop-up met de optie de facturen eerst in concept aan te maken of direct te finaliseren.
Als facturen direct gefinaliseerd worden, wordt een factuurdatum gekozen:
- Als de datum van vandaag gekozen wordt, wordt de factuur aangemaakt en over 30 mins. verstuurd
- Als een datum in de toekomst wordt gekozen, wordt de factuur aangemaakt met die datum en in de ochtend op die dag verstuurd
Incidentele / aanvullende facturen
Binnen de tab “Aanmaken” kan via de knop “+ Incidentele factuur” een losse factuur aangemaakt worden. Dit is niet bedoeld voor het factureren van huurbedragen, maar voor losse facturen voor incidentele zaken, zoals een afrekening servicekosten. Het is ook mogelijk deze kosten toe te voegen via een reguliere huurfactuur via “Factuurregel toevoegen”. Zie uitleg verderop.
Zie: Incidentele / extra factuur
Tab 3: Controleren
Als in de stap hiervoor (via de tab “Aanmaken”) gekozen is om de factuur eerst in concept aan te maken, verschijnt de factuur in dit overzicht. Via de optie “Voorbeeldfactuur” kan een voorbeeld van de factuur bekeken worden. Op dit voorbeeld ontbreekt de factuurdatum en het factuurnummer, deze wordt aangemaakt op het moment dat de factuur finaal gemaakt wordt.
Onjuiste data / correcties
Als in deze stap blijkt dat de data op de factuur toch niet klopt, dient dit in de eerste plaats onderliggend aangepast te worden: dat wil zeggen, bij het huurcontract en/of contactpersoon.
Omdat de factuur reeds in concept is aangemaakt, worden deze wijzigingen niet meegenomen bij een concept factuur.
Kies in dat geval voor “Factuur verwijderen” en voeg de factuur vervolgens opnieuw toe via de tab “Aanmaken”.
Betalingstermijn
De standaard betalingstermijn tekst op de factuur is afhankelijk van de factuurdatum:
- Als de datum vóór de huurperiode ligt, dus de factuurdatum is bijvoorbeeld 15-04-2024 en factuur ziet op de huur van mei, dan is de standaard betalingstermijn tekst: Het genoemde bedrag dient vóór 1 mei 2024 ontvangen te zijn op onderstaand rekeningnummer onder vermelding van kenmerk [xxx].
- In andere gevallen luidt de tekst dat het bedrag direct verschuldigd is.
Via de Instellingen is deze tekst eventueel aan te passen (zie verderop Instellingen).
Factuurregels toevoegen
Voor incidentele bedragen kan een factuurregel toegevoegd worden, bijvoorbeeld voor kosten van een verloren sleutel of een afrekening van servicekosten. In dit geval kan via “Factuurregel toevoegen” één of meer factuurregels toegevoegd worden.
Let er op dat voor meer structurele items (lees: wanneer het betrekking heeft op meerdere maanden), dit doorgaans via een huurprijsperiode toegevoegd wordt. Zodoende wordt het ook automatisch op de huurfactuur geplaatst. Het is mogelijk om in een huurprijsperiode een negatief bedrag op te geven bij een huurprijselement, als het een korting betreft voor meerdere maanden.
Bij het toevoegen een factuurregel verschijnt de volgende vraag:
Als dit op “Ja, vordering op huurder toevoegen” staat, wordt bij het finaliseren van de huurfactuur er een extra vordering op de huurder toegevoegd. Als het een negatief bedrag betreft, wordt hiermee de vordering op de huurder verlaagd.
Normaal gesproken zal deze vraag altijd op ja blijven staan. Uitzonderingen daarop zijn als het item reeds tot uiting komt via de huurprijsperiodes. Voorbeeld: in sommige gevallen wordt bijvoorbeeld een bepaalde achterstand uit het verleden, nogmaals op de factuur genoemd. Dit bedrag zal dan al via de huurprijsperiodes als vordering op de huurder toegevoegd zijn en dient dan niet opnieuw toegevoegd te worden als vordering.
Finaliseren
Zie hierboven de informatie bij “Tab: Aanmaken”, “Facturen aanmaken”
Tab 1: Huurfacturen [periode]
Dit overzicht toont de definitief aangemaakte huurfacturen. Via “Acties” kan een factuur verwijderd of gecrediteerd worden. Crediteren is alleen van toepassing als het een BTW factuur betreft.
Instellingen
De layout van de factuur qua plaatsing teksten en lettertype is niet aan te passen. O.a. de volgende instellingen zijn wel aan te passen via Menu > Instelling > tab: Financieel:
- Logo op factuur
- Eventueel briefpapier achtergrond
- Toevoeging aan standaard betalingstermijn tekst
- Betalingstermijn tekst in het geheel vervangen door eigen tekst
- Adresgegevens huurder rechts op de factuur (m.n. voor Belgische klanten)
- Niet specificeren van huurprijselementen, enkel totale bedrag als “Huur” vermelden. Borg wordt wel altijd apart getoond.
- BCC van facturen voor bijv. de boekhouding
Daarnaast zijn sommige instellingen ook per eigenaar/verhuurder aan te passen (neem voor het aanpassen hiervan contact op):
- Logo
- BCC van facturen voor bijv. de boekhouding
- Begin boekjaar voor de nummering (bij gebroken boekjaren)
- Specificeren van huurprijselementen als de algemene instelling hiervan uitstaat
Automatisch elke maand facturen aanmaken
Het is mogelijk om in te stellen dat elke maand op een vaste dag de facturen worden aangemaakt. De facturen worden dan een dag daarna verzonden. In de tussentijd is het eventueel mogelijk om een aangemaakte factuur te verwijderen.
In de tab “Aanmaken” is rechts bovenin een knop waarmee dit ingesteld kan worden.
Tekst begeleidende e-mail
Via Instellingen > Categorieën en teksten > Tab: Teksten is het mogelijk om de tekst van de begeleidende e-mail aan te passen.
Incidentele / extra factuur
Het is ook mogelijk om een incidentele of extra factuur aan te maken.
Ga in het menu bovenin naar Financieel en klik in het kader Huurfacturen op een periode. Voor incidentele / extra facturen is de gekozen periode enkel van belang voor de betalingstermijn die op de factuur wordt weergegeven:
- Als gekozen wordt voor de huidige maand, of een eerdere maand, zal op de factuur standaard verschijnen dat de factuur “Direct verschuldigd” is.
- Als de gekozen periode in de toekomst ligt, dan zal de betalingstermijn 'vóór 1 [gekozen maand]" zijn, voorbeeld: de periode juli is gekozen en deze periode ligt in de toekomst, dan wordt op de factuur vermeld dat de betaling vóór 1 juli overgemaakt moet zijn.
NB. Via de Instellingen is eventueel de betalingstermijn tekst in het geheel te vervangen door een eigen tekst.
Klik op de tab: “Aanmaken”.
Klik rechts bovenin op de knop “+ Incidentele factuur”. Een pop-up verschijnt. Zoek het contract op, en kies voor een factuur layout. Als een formele factuur opgesteld moet worden, met NAW gegevens eigenaren en doorlopende nummering, kies dan voor “BTW factuur”.
Na bevestiging is een factuur in concept klaargezet. Er kunnen nu factuurregels toegevoegd worden. Het finaliseren gaat op dezelfde manier als hierboven besproken.
Credit factuur of factuur verwijderen
Een aangemaakte factuur kan verwijderd of gecrediteerd worden door bij een verstuurde factuur te klikken op "Acties". Betalingsoverzichten kunnen enkel verwijderd worden. 
Zie voor meer uitleg het volgende artikel: