Incidenten: aanmelden
Aanmelding door huurder
Huurders kunnen een incident aanmelden via https://portal.[domeinnaam]/incident en via Mijn Portaal. Na het toevoegen van het incident wordt een bevestiging naar de huurder gestuurd per e-mail en WhatsApp of SMS. Voor meer informatie over WhatsApp notificaties, zie het artikel: Incidenten: WhatsApp notificaties.
Tevens krijgen alle (interne) gebruikers van Beheer.app waarbij dat is ingesteld een notificatie per e-mail en/of WhatsApp.
Wanneer Mijn Portaal geactiveerd is voor een huurder, kan een incident ook aangemeld worden als 'ingelogde gebruiker'.
Categorieën en helpteksten
Wanneer iemand een melding doet, is de eerste vraag aan de huurder wat voor type melding het betreft. Standaard zijn al een aantal types als voorbeeld toegevoegd. Deze voorbeelden kunnen aangepast worden, verwijderd of aangevuld. Via Menu > Instellingen > Portaal & incidenten > Tab: Incident categorieën kan dit aangepast worden.
Aan elk type kan ook een helptekst gekoppeld worden, bijvoorbeeld om huurders te informeren dat bepaald onderhoud voor eigen kosten is. Deze teksten zijn ook in te stellen in het hiervoor genoemde scherm.
Aanmelding intern (vanuit Beheer.app)
Om een incident zelf aan te melden, klik je binnen Beheer.app bovenin op het onderdeel Incidenten, vervolgens klik je op de knop: + Incident aanmaken.
Er verschijnen verschillende keuzes voor "Status en type bevestiging".
Het aanmelden van een incident namens een huurder (de tweede optie), of om in contact op te treden met een huurder (de eerste optie), zijn feitelijk dezelfde type incidenten. Alleen de inhoud van de bevestiging die de huurder krijgt is anders.
Er kan daarnaast ook gekozen worden dat de huurder geen melding krijgt. In dit geval is het bericht intern en niet zichtbaar voor de huurder. In dit geval is er ook een mogelijkheid om het incident direct te archiveren.
Hieronder worden deze 4 verschillende types, waaruit gekozen kan worden bij het aanmelden van een incident, verder uitgelegd.
1. Contact treden met huurder
Om in contact te treden met een huurder kan een incident aangemeld worden. De huurder krijgt hiervan een SMS bericht en e-mail ter bevestiging, als deze contactgegevens ingevoerd/opgezocht zijn.
De bevestiging is in de trant van “U heeft een bericht van… ”. In de communicatie is een link ingevoegd. Zodra de huurder de link bezoekt, krijgt deze de inhoud van de melding te zien en eventuele vervolgberichten.
2. Namens een huurder
Dit is bedoeld om een melding van een huurder, via telefoon, e-mail of in-persoon, aan te melden. Dit is vergelijkbaar met 1) hierboven. Het enige verschil is hoe de melding gepresenteerd worden.
De bevestiging is in de trant van “Bedankt voor uw melding… ”.
3. Zonder melding = intern incident
Incident aanmelden zonder dat er communicatie uitgaat naar de huurder? Kies voor dit type incident.
Het bericht dat toegevoegd wordt is een “Intern” bericht. Dat betekent dat het nooit extern (lees: voor de huurder) zichtbaar is. Vervolgberichten binnen het incident kunnen wel extern zichtbaar zijn, indien hiervoor gekozen wordt en contactgegevens bij het incident zijn toegevoegd.
4. Archief incident
Ten behoeve van het archief kan een incident aangemeld worden dat direct wordt gearchiveerd. Geen communicatie gaat extern uit.
Bij het kiezen van dit type dient een datum ingevoerd te worden van wanneer de beschreven gebeurtenis relevant was.