SEPA Incasso

Huur kan middels automatische incasso (SEPA Incasso) geïncasseerd worden. Vanwege de storneringstermijn van 8 weken is incasso niet altijd de meest ideale inningsmethode. Voor het kunnen incasseren via de bank is het nodig om een incassocontract met de bank te hebben. 

In Beheer.app wordt een XML bestand aangemaakt dat bij de bank wordt aangeboden.

Het verwerken van de machtigingen bestaat uit een aantal stappen.

Toevoegen machtiging huurder

Wanneer een huurder een machtiging heeft afgegeven, kan je dit als volgt verwerken:

• Ga naar de contactdetails van de huurder. Bijvoorbeeld via Objecten, via Contacten of door te zoeken op de naam van de huurder.
• Bij een IBAN die reeds aan de huurder is toegevoegd:
  • Klik rechtsboven op bewerken
  • Klik op de IBAN
  • Vink aan: Machtiging afgegeven
  • Selecteer de rekening waarvan uit geïncasseerd gaat worden
  • Vul eventueel een uniek machtigingskenmerk in. Dit is een kenmerk voor intern gebruik. Niet verplicht.
  • Bevestigen
• Bij een ‘nieuwe’ IBAN:
  • Klik op + bij IBAN, om nieuwe IBAN toe te voegen
  • Vul IBAN in, evt. tenaamstelling
  • Vink aan: Machtiging afgegeven
  • Selecteer de rekening waarvan uit geïncasseerd gaat worden
  • Vul eventueel een uniek machtigingskenmerk in. Dit is een kenmerk voor intern gebruik. Niet verplicht.
  • Bevestigen

Contract: selecteren van machtiging

Wanneer de machtiging is toegevoegd bij de huurder of medehuurder, kan deze machtiging vervolgens bij het contract geselecteerd worden.

Ga naar het object, via Objecten of via het zoekveld.

Klik op Bewerken en verander bij het contract de Inningsmethode naar Automatische incasso. Selecteer vervolgens de machtiging. Controleer of bij het contract 'Huurfactuur vanaf' ingesteld is.

SEPA incasso batch bestand (.xml) aanmaken

Om een huur via automatische incasso te innen, dient te de huurder hiervan op de hoogte gesteld te worden. Dit heet vooraankondiging of een pre-notificatie. Zie deze link voor meer informatie.

De vooraankondiging gebeurt middels het sturen van een huurfactuur / betalingsoverzicht. Op de huurfactuur wordt aangekondigd dat geïncasseerd wordt, en wordt de Incassant ID genoemd. Bij een contract moet dus ingesteld zijn dat de huurder een huurfactuur krijgt.

Nadat de huurfacturen finaal gemaakt zijn, kan met een druk op de knop een SEPA incasso batch bestand aangemaakt worden. Dit bestand (in XML formaat) kan bij de bank aangeboden worden. Met het aanmaken van het incassobestand wordt een gewenste uitvoerdatum gekozen.

SEPA bestand verwijderen

In sommige gevallen is het nodig om een SEPA incasso bestand te verwijderen. Een SEPA bestand verwijder je als volgt:

• Ga naar de details van het SEPA bestand via Financieel > kader: Bankbestanden > tab: Incasso, klik rechts op "Details" bij het desbetreffende incasso bestand.
• Bovenin klik je op de knop "Verwijder SEPA bestand"

• Een pop-up verschijnt. Lees dit goed door. Bij akkoord bevestig je het verwijderen.

Naar elke gebruiker met admin-rechten wordt een e-mail alert verstuurd dat deze actie is uitgevoerd.

Het is vervolgens mogelijk om opnieuw een SEPA incasso aan te maken via "Huurfacturen", zie hierboven.